Jak zacházet s fotografiemi zaměstnanců a jak pořizovat souhlas s jejich užitím v soulad s GDPR?
Určitě máte na svém webu nebo na facebookovém profilu firmy fotky zaměstnanců. Možná tisknete firemní newsletter, výroční zprávy nebo služební průkazy. Donedávna věc, nad kterou byste se ani nepozastavili. Jenže od května se v souvislosti s nařízením GDPR můžete snadno dostat do potíží.
Problém je na světě dřív, než stihnete říct GDPR
Máte fotku zaměstnance, jak na firemním večírku s úsměvem pózuje, a hodláte ji dále použít pro marketingové účely v rámci propagace firmy nebo například pro ročenku či intranetovou stránku? Pozor! Samotné zapózování není možné pokládat za souhlas k užití a zveřejnění fotografie.
A právě teď se dostáváme ke sporným bodům. Aby to totiž nebylo zbytečně jednoduché, ne u všech typů fotek je souhlas nutný. Zároveň není potřeba, aby byl udělen písemně. Podle některých odborníků je možné považovat za souhlas to, že zaměstnance požádáte o fotografii za účelem použití například v článku, který pak chcete zveřejnit na Facebooku, a on vyhoví. Ale kdo se v tom má vyznat? Pokud uděláte chybu, tvrdě za ni zaplatíte. Pokuty se šplhají až do výše 20 milionů EUR.
Identifikační karta s fotkou zaměstnance? Jedině se souhlasem
Pokud je v rámci zachování bezpečnosti na pracovišti nutné, aby měli zaměstnanci svoje služební průkazky s fotografií, je to samozřejmě v pořádku. Fotografii na identifikační kartu ale nemůžete pořídit bez souhlasu zaměstnance. V ideálním případě vyšlete zaměstnance k fotografovi, případně ho požádejte o dodání vlastní fotografie. Následně už fotografii můžete zpracovávat bez souhlasu pracovníka, je ale nutné držet se původního účelu, tedy zajištění bezpečnosti na pracovišti. Nemůžete ji tedy bez dalšího souhlasu použít například v newsletteru.
Vyžadujete souhlas při podpisu pracovní smlouvy? To vám neprojde
Není pochyb o tom, že by bylo skvělé, kdyby bylo možné vyžádat si souhlas se zveřejňováním fotografií už při podpisu pracovní smlouvy. V tomto směru vás nepotěšíme.
Jakýkoliv souhlas s nakládáním s osobními údaji nesmí být součástí pracovní smlouvy a nesmí být všeobecný. Připravte se také na to, že když už se vám podaří souhlas si obstarat, může být zaměstnancem kdykoli odvolán.
Pokud i vy řešíte, jak nakládat s fotografiemi zaměstnanců, a nejste si jistí, že je u vás vše v souladu s GDPR, neváhejte se na nás obrátit. V týmu máme specialisty, kteří vám s touto problematikou poradí.