Zmapovat aktuální situaci, zkontrolovat platné smlouvy, nastavit interní procesy, zajistit pověřence a připravit potřebné informace na web. To je pět základních kroků, které dle ministerstva školství vedou ke snadné přípravě nejen škol na vstup Obecného nařízení o ochraně osobních údajů v platnost.
Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy České republiky připravilo dokument nastiňující pracovní postup, kterým by se měly školy řídit, budou-li být chtít připraveny na vstup GDPR v platnost. Představuje povinnosti, které s novým nařízením souvisejí, a klade si za cíl pomoci školám se v těchto povinnostech zorientovat.
Součástí návodu je také řada vzorových šablon, schémat a dalších dokumentů, které budou pro školní zařízení od května nutné.
Protože ministerstvem navržené kroky mohou být návodem i pro jiné instituce, sepsali jsme jejich krátký přehled.
1. Zmapujte aktuální situaci
Podívejte se, jak se ve vaší firmě momentálně nakládá s osobními údaji. Proveďte analýzu činností, při kterých tyto údaje zpracováváte, a připravte tzv. karty záznamů o činnosti zpracování (ty blíže definuje článek 30 nařízení).
2. Zkontrolujte smlouvy
Podívejte se na veškeré aktuální platné smlouvy s poskytovateli informačních systémů, vstupních čipových karet a dalšími zpracovateli osobních údajů. Zkontrolujte také kupní smlouvy, smlouvy o dílo a další smlouvy obsahující osobní údaje. Tyto smlouvy mají přesně dané povinné náležitosti.
3. Nastavte interní procesy
Vnitřní procesy zacházení s osobními údaji bude nutné přenastavit nebo nastavit zcela nově. Budete muset revidovat směrnice o nakládání s osobními údaji nebo přijmout nové.
4. Zajistěte pověřence
Každá větší instituce bude muset mít od května svého pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO). O tom, jak pověřence vybrat a na co si dát při přípravě následné smlouvy s ním pozor, jsme psali v únoru.
5. Informujte
Nezapomeňte informovat o způsobu zpracování osobních údajů na svých webových stránkách. Připravte si veškeré potřebné podklady a zpracujte je, a to pokud možno co nejsrozumitelnějším způsobem.
Dokument Stručný návod na zabezpečení procesů souvisejících s GDPR najdete na stránkách MŠMT ČR. Narazíte-li při jeho čtení na nějakou specifickou situaci, s níž si nebudete vědět rady, neváhejte se na nás obrátit. Rádi vám pomůžeme se na vstup GDPR v platnost připravit.